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Eric Lonni
Le 25 octobre 2017
TUTO: Monter un ÉVÉNEMENT sur le site AFSI

TUTO: Monter un ÉVÉNEMENT sur le site AFSI

SOMMAIRE

  1. DÉFINITION
  2. METTRE EN PLACE VOTRE ÉVÉNEMENT
  3. OU SE TROUVE T IL ENSUITE
  4. LE JOUR J DE VOTRE ÉVÉNEMENT
  5. PARTICULARITÉ LES ÉVÉNEMENTS DE COLLÈGE

 

 

Le site AFSI 2017 nous donne accès à des outils d'organisation en interne et que pour certain nous utilisions avec d'autres applications telles Mailchimp pour l'emailing ou Weezevent pour gérer des listes d'inscription à  un atelier.

L'intérêt évident de tenter au moins d'utiliser le site AFSI en lieu et place de ces services tiers même si ceux-ci sont très bien fichus sont:

 

  1. Accès et liens avec la base de données de nos adhérents directs. EN effet la validation à  la participation à  un évènement par exemple ne re demande pas aux participants de se recréer un compte avec adresse, mot de passe et tout
  2. suivi pour l'activité. A  chaque instant nous pouvons savoir qui est inscrit, combien de personnes, et combien de place il peut rester à l'atelier ou l'activité nous permettant évidement d'anticiper la logistique, mais aussi le taux de pré remplissage.
  3. Nous pouvons gérer automatiquement la prise en compte de nos adhérents pour une activité gratuite pour eux et éventuellement un prix symbolique pour les noms adhérents > et ça automatiquement.

 

 

Pour créer un événement donc au sein du site.

Definition:

Un évènement au sens ASSOCONNECT du site est un atelier ou une activité qui nécessite une inscription préalable des participants.

Nous pouvons l'utiliser pour gérer la création de l'évènement et ainsi gérer les inscriptions de l'équipe organisatrice si celle-ci doit être grande et demander de l'aide publique ( avec filtrage sur les membres ou pas )

Nous pouvons l'utiliser pour les manifestations publiques et les spectateurs.

 

Mettre en place l'évènement

Une fois logué (autres tutos en cours d'écriture ) aller dans administration > administration principale ( si vous en avez les droits ) puis évènements - Boutiques > évènements

La vous avez déjà accès à tous les événements sen cours filtrable par page et statut  ( explication plus loin ) 

Mais vous avez surtout possibilité de CRÉER un nouvel ÉVÉNEMENT,  PROPOS de ce chapitre

  1. Utilisez évidemment le gros bouton bleu de droite    
  2. Remplissez les 7 Paragraphes définissant votre évènement.

 

A tout moment de la création de votre évènement, vous pouvez 

  1. Enregistrez en brouillon si ce n'est pas encore le moment ou si vous sentez qu'il va y avoir des modifs
  2. Enregistrez en      si vous êtes prêt à publier votre évènement.

 

 

 

  • Choix de la billetterie : Soit
    • vous laisser les participants s'inscrire d'eux-mêmes sur le site: 
      • Alors un formulaire d'inscription et un suivi automatique sera créée avec la possibilité pour nous de suivre à  n'importe quel moment le nombre , les noms, ....des participants 
    • soit un administrateur du site devra inscrire  les demandes de participation à la main dans la liste, il faudra donc solliciter les membres éventuels par mail 
      • Ce mode de participation peut convenir pour des listes dont nous connaissons les participants à l'avance et dont nous gérons manuellement la présence ou l'absence.
  • Informations générales:
    • C'est ici bien sûr que vous définissez ce qu'est votre évènement avec une illustration, le titre de l'évènement, l'ajout ou non de pièces jointes, et pour certains évènements l'obligation pour les participants de valider des conditions générales de ventes ou acceptation diverse ( droits à l'image ou autre en cours de rédaction )
    • La description de l'évènement . ATTENTION ici à  un point important . Qui pourra lire ces infos ? Cela dépend en fait essentiellement d'ou sera placée cette page ensuite? Donc, veuillez considérer que toute info de lieu ou numéros de téléphone ou adresse mail écrites dans ce champ sera PUBLIQUE. Ne donnez pas par exemple l'adresse du lieu si vous ne voulez pas vous attendre à voir arriver des inconnus qui ne se seraient pas du tout inscrits sur le site surtout pour les petites salles. N'hésitez pas à utiliser les textes, des mises en forme, l'insertion de photos, des liens hypertextes pour rendre non seulement lisible, mais valoriser vos écrits.
    • Renseignez l'adresse mail du responsable de cet évènement afin que tout envoi mail depuis cette page lui soit adressé.
    • Renseignez évidemment l'adresse de l'évènement et non celle du siège social de l'AFSI par défaut et qui n'est qu'une boite aux lettres et afin qu'aucun participant ne puisse se rendre à cette adresse ou l'évènement n'aura pas lieu à priori
  • Dates
    • Évidemment, renseignez les dates de validité de votre formulaire d'inscription ainsi que la date de l'évènement proprement dit.
  • Tarifs
    • Même si un évènement est gratuit il faut absolument qu'au moins un tarif existe pour que les inscriptions soient ouvertes
      • Donc création d'un tarif par le bouton  et choix de Tarif principal ( au moins un tarif principal obligatoire ). Si celui si est gratuit il faut impérativement placer le bouton gratuit sur OUI afin de ne pas gêner l'aspect comptable des transactions qui auront lieu sur ce choix ( la simple mise à 0 € ne suffit pas )
        • Utilisez le bouton +options pour limiter soit le nombre de participants à ce tarif , soit l'accès à ce tarif à un profil de gens (typiquement gratuit pour les adhérents AFSI ) ou limité à un segment d'adhérent voir à une équipe organisationnelle uniquement bâtie sur un groupe de gens.
  • Formulaire:
    • Par défaut le nom et le prénom des personnes identifiées si elles sont loguées préalablement ou demandées par le site si elles sont inconnues seront utilisés.
    • Mais c'est le moyen le plus simple de demander un peu plus aux gens qui s'intéressent à votre évènement.
      • Bien sûr les moyens de les joindre s'ils sont inconnus (Nom, Prénom, Mail au minimum.... Téléphones-en facultatif )
      • Mais aussi des questions qui pourraient bien nous intéresser par la suite pour les recontacter (College, biographie.... )
  • Gestions des ventes
    • Ce point à l'origine est fait pour gérer des ateliers payants ce qui est  rarement le cas pour l'AFSI, aussi si tout est gratuit pour tout le monde cochez unique Autres
    • Dans le cas d'un évènement payant pour une partie de l'auditoire, alors cochez surtout:
      • Paiement en ligne qui est beaucoup plus simple à gérer pour nous, car tout est automatique dans le site.
      • Espèces quand les sommes en jeux sont faibles et que vous avez prévu une collecte et un suivi sur place dans l'évènement que vous transmettrez ensuite au trésorier (obligatoire, car le site par ce choix compte ce qu'il attend comme espèces rentrantes  et demander des comptes au trésorier )
        • Dans ce cas il vous faut également informer les participants dans le champ information (Quand et/ou les participants vont-il régler ? ) 
      • S'il vous plait dans la mesure du possible et si l'évènement est payant (donc rare ) N'ACCEPTEZ plus de CHÈQUE. En effet cela nous oblige à une gestion très lourde au seing de l'AFSI qui doit faire passer le chèque de main en main de vous à la banque, générant des délais énormes pour des sommes dérisoires....
    • Nous sommes des gens polis et respectueux, alors renseignez le champs Message personnalisé dans l'email de confirmation de paiement. Il s'agit du message que la personne identifiée par une adresse mail va recevoir pour lui confirmer la bonne prise en compte de sa participation. Ça permet de personnaliser le message reçu qui va remplacer le message par défaut toujours informel et plus froid....
      • Dans le bouton +options, vous pouvez :
        • Émettre un billet électronique > valable si face à un grand auditoire, on s'engage à gérer les entrées avec un système de scan ou avec une liste papier, mais aussi de service d'ordre à l'entrée d'un évènement.
        • Considérer l'achat comme un don > ne pas cocher cette case à l'instant je ne vois pas à quoi elle peut nous servir
        • Rendre public le nombre de ventes > les participants voient le nombre de places restantes lorsque celles-ci sont limitées, cela les incite donc à réserver quand il en reste peu et rend plus fiable l'analyse des participants attendus > donc cochez de préférence cette case.
        • Limiter le nombre de participants sur l’ensemble des ventes > ce champ est très important quand l'endroit que nous sollicitons est petit et que le risque de remplissage ou le nombre de participants inconnu risque de dépasser notre capacité d'accueil idéalement mettre la jauge de la salle, en pratique avec 1,5 fois plus et parce que vous aurez des désistements et normalement pas de gens arrivant sans prévenir c'est un savant équilibre à cibler. De toute manière nous pouvons toujours changer ce chiffre en cours de remplissage si au cours de nos analyses nous voyons le remplissage dériver dans un sens ou un autre.
        • Fixer une quantité maximale qu’un utilisateur peut acheter > ne présente pas d'intérêt pour nous 
        • Me prévenir à chaque achat/réservation : envoyer un email aux adresses suivantes (séparer par des virgules)
          • N'hésitez pas à y mettre votre adresse mail d'organisateur de l'événement pour en faire un suivi et vous rassurer sur le bon remplissage de celui-ci
          • Mais également rajoutez l'adresse de la commission évènement communication@afsi.eu et également la commission logistique logistique@afsi.eu afin que celles-ci soient systématiquement au courant des besoins en logistique de votre évènement et ainsi l'anticiper au mieux. Vous pouvez également rajouter trésorerie@afsi.eu  si votre événement comporte des tarifs payants.
  • Publication
    • Votre évènement va être publié (c'est bientôt fini )
      • Soit sur le site internet de l'AFSI. (option à choisir par défaut )
        • Il sera donc accessible (seulement pendant les dates que vous avez définies dans Dates ) dans l'onglet Evènements > évènements à venir
        • Choisir dans quel page il doit être publié (par défaut évènement à venir  )
        • Ne pas créer de nouvelle page , vous n'auriez pas les droits ensuite pour gérer cette nouvelle page et la commission internet devra la gérer à  votre place
        • ATTENTION CA MISE EN AVANT DANS LA PAGE D'ACCUEIL N'EST PAS AUTOMATIQUE.
          • Ceci est un choix de départ de la commission internet qui statue en permanence sur le bien-fondé de ce point. La raison est que la place en page d'accueil n'est pas infinie, que votre évènement n'est peut être pas le seul à mettre en avant et qu'il n'est pas forcément souhaitable que tout évènement soit  mis en avant automatiquement noyant la totalité des évènements dans de l'illisible. Il nous faut une gestion de l'importance non pas de votre évènement en lui en fonction de vos seuls critères, mais une vision globale de ce qu'il faut mettre en avant ( suivant l'instant suivant le coup suivant la date de votre évènement par rapport aux autres. c'est pour l'instant le rôle de la seule commission internet ). Donc pour toute mise en avant de votre évènement sur la page d'accueil dans le cadre prévu à  cet effet contactez la commission internet.
          • Par contre si vous voulez vraiment mettre en avant votre évènement en page d'accueil sans avoir recours à la commission internet vous avez encore la possibilité de faire un article dans la catégorie Actuallté qui renvoi t sur l'adresse de votre page d'évènement. Cet article au delà de bousculer les autres articles pour le placer en tête de liste,  viendra dans la page d'accueil.
      • Soit accessible uniquement par un lien
        • Dans ce cas votre évènement n'apparait pas sur le site et seuls ceux qui connaissent ou se transmettent le lien fourni peuvent s'inscrire à l'évènement. Typiquement lorsqu’on utilise ce module pour gérer une équipe d'organisation plutôt qu'une liste d'inscription publique. 
    • Enfin le label qui peut acheter ? 
      • Il faut plutôt penser Qui peut participer, car encore une fois nous ne vendrons pas à priori des évènements
      • Ce choix permet d'autoriser le remplissage et la validation du formulaire de participation à  uniquement une tranche de personnes.
        • Ouvert à  tous > Même quelqu'un qui n'a pas de compte sur le site peut s'inscrire autrement dit tout le monde
        • Communauté > tous les gens qui ont demandé un login et mot de passe sur le site, mais qui ne sont pas forcément des adhérents. cela comprend aussi les anciens membres qui n'auraient pas renouvelé leur cotisation
        • Administrateurs > comme son nom l'indique seulement les gens déclarés administrateurs du site > plutôt utilisé pour des réunions organisationnelles ou les responsables de collèges
        • Certains groupes > comme son nom l'indique on peut choisir ensuite les groupes autorisée ou non à participer à l'événement > Filtrage sur les seuls monteurs son par exemple.
        • Adhérents > ce sont donc bien les membres à jour de leurs cotisations. Évidemment il faut être très cohérents si on a  fabriqué des tarifs pour d'autres qu'eux et bien c'était inutile, car il s'agit d'évènement uniquement réservé aux membres à jours.

N'oubliez pas d'enregistrer  votre évènement pour qu'il soit publié

ATTENTION si vous l'aviez enregistré en mode Brouillon au préalable il faudra du coup le passer en mode publié dans STATUT en haut pour qu'il soit réellement publié

 

Ou se trouve-t-il ensuite ? 

  • Votre évènement est rempli et publié
  • Si nous sommes hors des Dates d'inscription, il sera accompagné du bouton "Bientôt" ou "Prochainement"
  • Si nous sommes dans les dates d'inscription et donc que les inscriptions sont ouvertes alors ils sera placé dans évènement > évènement à venir (selon le choix que vous avez fait dans le formulaire )
  • Si vous n'avez pas mis de date d'inscription alors le site considère que les inscriptions son ouverte un maintenant et le bouton Je participe apparait sur la page informative du formulaire.
  • Il est aussi dans l'agenda de la page d'accueil placé comme il se doit à la date de l'évènement.

 

Que faut-il faire encore ?

Pour ce qui est de la mise en place de votre évènement, vous avez terminé, mais il vous faut encore le promouvoir 

En utilisant le module de mail pour avertir toutes les personnes que vous pensez intéresser par votre évènement.

En utilisant tous moyens à votre convenance pour attirer les foules, face book, linedin et autres moyens modernes de communication ( le pigeon voyageur étant assez peu fiable de nos jours ..... ) 

 

Le jour de l'évènement est arrivé

Voilà le jour J et vous voudriez savoir qui va venir à  votre évènement

Aller ( en mode logué bien sûr ) dans administration > administration principale ( si vous en avez les droits ) puis évènements - Boutiques > évènements

Utiliser le menu Inscrits pour avoir la liste des inscrits à votre évènement

 

Utiliser le logo pour choisir le type d'information que vous voulez afficher de votre liste d'inscrit

Utiliser le logo    pour en extraire la liste au format Excel et pour impression de la liste à cocher pour gérer l'entrée.

 

Ici vous pouvez encore générer une liste au format PDF ou même générer ds badges à  faire parvenir à vos participants à présenter à l'entrée, voir validé par un scanneur ( que nous n'avons pas, mais en cas de besoin il me semble qu'un simple iPhone muni de l'application ad hoc marcherait.. à voir pour les très grosses manifestations. 

Vous pouvez envoyer un mail de rappel aux gens que vous sélectionnez. 

C'est dans cette page également que vous pouvez gérer le rajout d'inscription individuelle ou d'invitation particulière de gens qui ne seraient pas passés par le site.... Attention toutefois cet ajout suit les règles de votre formulaire quant à la participation uniquement des adhérents ou non. Impossible donc d'enregistrer un non-adhérent invité si vous n'avez pas prévu ce cas dans votre formulaire ( toujours modifiable à ce stade. )

 

 

Particularités:  les événements de collèges

En cours d'écriture 

 

 

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