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Olivier Le Vacon
Le 18 janvier 2019
TUTO : Créer un mail et l'envoyer

TUTO : Créer un mail et l'envoyer

Ce tuto va essayer de débroussailler l'envoi d'une campagne de mail via le site AFSI.

Premières questions à se poser :

- Qui envoi le mail ( l'Afsi, une commission, un responsable de collège...).

- Quel est le texte du mail et y a t'il des photos ou tous autres supports visuels

- A qui s'adresse le mail.

IMPORTANT : NOUVEAUTÉ FEVRIER 2020  : NOUVELLE CHARTE GRAPHIQUE

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( VOIR EN FIN DE CET ARTICLE )

Comprendre les outils du site

Aller dans administration, choisir dans la colonne de gauche " Communication" puis le sous menu "Emailing"

Le site propose 3 onglets pour gérer les mails, les modèles de mail déjà fabriqués et les destinataires.

storage?id=510657&type=picture&secret=JwTc2dEMgKaKttywIwUCbsJenrZ6tmSXbyOJIjmp&timestamp=1547830105

Campagnes :

Toutes les campagnes en cours d'envoi, en brouillon ou déjà envoyées sont sur cette page ( ici pas de mail en cours d'envoi qui se trouvent au dessus quand il y à lieu ).

storage?id=510666&type=picture&secret=1XcXpPWnaRl8PgzWVxkzwPPyJZ8vefTOGTakzqus&timestamp=1547831661

Dans "Brouillons enregistrés" vous trouver toutes les campagnes qui sont en préparation. On peut les supprimer, ou via l'oeil continuer l'édition et l'envoyer.

Dans "Campagnes envoyées" vous trouvez tous les mailing déjà envoyés par les membres de l'association ayant le droit de le faire. En cliquant sur l'oeil, vous ouvrez la page de statistique "post envoi". Vous pouvez aussi avoir un aperçu du mail ou l'enregistrer comme modèle au cas ou il servirait pour un autre envoi.

Modèles :

2 façons de créer un modèle

  1. -  Page modèle : bouton + NOUVEAU  : crée un nouveau modèle vierge
  2. -  Page détail d'un mail déjà envoyé     : crée un modèle copié à partir d'un mail existant.

Tous les modèles de mails édités sont ici : vous pouvez en créer de nouveaux, les éditer ou les supprimer.

storage?id=510667&type=picture&secret=G0V8afmLJ630OWHPpjvV6Pwf5CIOnzbCDE4N3W2W&timestamp=1547831690

Après une édition, ne pas oublier de l'enregistrer.

storage?id=510669&type=picture&secret=ffNEy0F5xG5dt792kP0BW1Fz1NWfsN0OfQ4szTtH&timestamp=1547831832

Si vous voulez récupérer un modèle d'un mail déjà envoyé mais non enregistré comme modèle, appuyer sur "détail" du mail déjà envoyé.

storage?id=510685&type=picture&secret=M14rVhKQK0XcxmepA0XeC0IlxZTDvrSv4QhJmc9Y&timestamp=1547833451

Choisissez aperçu de l'email pour le regarder et enregistrer le modèle afin de le retrouver ensuite dans la liste des modèles proposés ( voir juste au dessus )

storage?id=510686&type=picture&secret=Oj2Fze46U5W8qo0q26Hr9JyJ51MadRBUpLt66VZS&timestamp=1547833559

Listes :

dans "Liste(s) liée(s) à votre communauté" ( Groupes ), et "Liste(s) non liée(s) à votre communauté", vous trouvez les destinataires potentiels rangés dans différents groupes ou listes.

storage?id=510673&type=picture&secret=ySq2eXjOkoPVV6z0TuUU5oCU3FlGYxigS4tEFYod&timestamp=1547832485

Liée à votre communauté : ce sont les listes de destinataires de tous les groupes de l’association déjà créés.

Non-liée à votre communauté : créées à partir d'ajouts manuels ( ajout de mail ou tableau exel ) ou des inscriptions à la newsletter.

Vous pouvez voir les destinataires de chaque groupe, supprimer ou créer un nouveau groupe "SIMPLE" ( attention ne jamais créer de groupe avancés ) pour regrouper des destinataires pour votre nouvelle campagne.

storage?id=510675&type=picture&secret=IONPGVmHLQIWxIcZ3nwaeSzdisTCqVM2jduPXpDy&timestamp=1547832715

ATTENTION : le choix multiple de groupes ou listes de destinataires pour un même mail n’est pas possible pour l'instant, nous sommes obligé de créer un très grand nombre de groupes " SIMPLES", et quelque fois pour chaque mail.

Créer un mailing

Passons à la pratique :

  • soit vous reprenez un brouillon que vous avez laissé : choix 1
  • soit vous partez d'un modèle existant dans la liste des modèles Choix 2
  • soit vous partez d'un mail déjà envoyé mais non enregistrer comme modèle : voir rubrique "Modèle" plus haut.
  • soit vous partez de rien, et aller commencer à zéro Choix 2

1 : Si vous reprenez un brouillon, appuyer sur le signe "oeil" de votre brouillon. Vous retomber directement sur la page d'édition du mail.

storage?id=510683&type=picture&secret=mBX73u4ppbMRRO2Paa3mKZ3jTKjXkmQwRkhVpMEu&timestamp=1547833366

Vous continuerez d'éditer votre mail ( normalement vous avez à ce stade déjà choisi les destinataires et le modèle ), et pourrez l'envoyer.

2 :  Si vous n'avez encore rien fait ou si vous partez d'un modèle existant, choisir nouvelle campagne en haut à droite :

storage?id=510978&type=picture&secret=ORSUnLYpDqEpKzA98nT8i95xx0EZPuDUpPzZzIGZ&timestamp=1547915192

Choisir Emailing                             2  Nouvelle campagne

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3 Email de l'envoyeur   4 Mettre l'Objet     5 Choisir le groupe ou la liste   6 Continuer

Attention : Pour l'instant Assoconnect ne propose à la sélection qu'un seul groupe ou liste. Si vous voulez cibler des destinataires non déjà réunis dans un groupe ou une liste existante, vous pouvez créer un groupe "SIMPLE", en lui donnant un nom approprié, et compréhensible par tous les utilisateurs. Rajoutez à la  fin vos initiales si votre groupe ne sert qu'à vous ou est provisoire.

Choix du modèle :

7 : Assoconnect en propose 4 de base, vides mais avec des mises en pages déjà pré-réglées.

8 : Vous pouvez aussi choisir un modèle vide, que vous allez mettre en page dans "contenu".

8bis :  Vous pouvez aussi choisir mail simple, sans mise en page ( image, texte, boutons ... ). Voir en dessous.

9 : Ou bien un modèle AFSI qui a été enregistré précédemment par des éditeurs de l'association. ATTENTION : créer un trop grand nombre de modèles peut rendre la recherche compliquée. Ne pas hésiter à éffacer un modèle qui ne vous servira plus, et ne pourra servir à un autre éditeur.

storage?id=558764&type=picture&secret=FrNhb1XzWDUaSGxjSGdo7o2F4vD16R7dwh12EMu3&timestamp=1552840153

10 : passer à l'étape d'édition du texte du mail.

8BIS : dans le cas d'un mail simple : uniquement avec du texte, choisissez "aucun" comme modèle et vous ouvrirez cette page.

storage?id=511007&type=picture&secret=goBYR91RefMiwJQNNg0wscyAKgsmURwGEuB2NKhO&timestamp=1547916616

Si vous avez choisi "nouveau :  l'éditeur de mail est presque similaire à celui des documents :

storage?id=511011&type=picture&secret=nhMlkdogKxCw5EdTDWrILJNyRLoJRUi27XUmxCAB&timestamp=1547917332

11 : Choisissez avec ou sans le logo Afsi

12 : Déplacez les bloc sur la grille et construisez votre mail ( texte, photos, boutons, lignes ...).

13 : Faites un essai en recevant le mail dans votre boite : sert surtout pour regarder avec un peu de recul l'ensemble du mail d'un point de vue esthétique et rédactionnel.

14 : Passer à l'envoi ou à la sauvegarde en brouillon.

IMPORTANT : à ce stade (page 3 de l'édition d'un mail ), vous pouvez revenir en arrière pour modifier les destinataires ou changer de modèle. ATTENTION : le changement de modèle vous fait perdre votre travail même s'il est enregistré.

15 : Si vous revenez en arrière pour modifier vos destinataires, le seul moyen de retrouver votre mise en page déjà effectuée est à la page modèle : choisissez  : " REPRENDRE "

storage?id=511023&type=picture&secret=aTSgQK9rDhYa0UHkh07l1qNkXq326OtyKjQmR4mw&timestamp=1547918255

Puis continuer normalement avec le bouton continuer.

Cette dernière page vous résume vos choix précédents, que vous pouvez modifier, en revenant en arrière. Mais vous devrez reprendre le même chemin que décris plus haut pour revenir à cette page finale.

16 : Vous choisissez enfin d'envoyer ce mail ou de le laisser encore en brouillon.

storage?id=511029&type=picture&secret=vQaa96lT7zpCMHxRPfgSkxqFv72fYk2OWIWrasNy&timestamp=1547918603

Et vous avez une sécurité avec la fenêtre suivante si vous avez choisi ENVOYER :

17 : En continuant, c'est l'envoi définitif.

storage?id=511030&type=picture&secret=LOnebulUev0hLY0AGmqrZZmjW6aB2ikSz4ApPPxK&timestamp=1547918978

S'ouvre ensuite la page de statistique sur laquelle vous pourrez venir plus tard en cliquant sur l'oeil correspondant à votre mail dans "campagnes envoyées", consulter les résultats de votre envoi. Nous l'avions déjà vu au début pour retrouver un mail déjà fabriqué :

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Pour finir :

ATTENTION :

- de ne pas se tromper de destinataires. En prenant des groupes larges, vous allez envoyer votre mail à des destinataires qui pourraient se fatiguer d'en reccevoir trop souvent. Par exemple les Partenaires sont considérés comme des membres Afsi.

- De bien relire et de vous envoyer un brouillon.

- ... ?

NOUVEAUT2 2020 : NOUVELLE CHARTE GRAPHIQUE

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La mise en page "2020"

Le mail est constitué d'un haut de page en couleur avec un titre générique, un sous titre et le logo. Mettre l'option "afficher le logo" sur OFF.

En dessous, justifié à gauche, vous indiquez en deux lignes le titre spécifique de votre mail. Bien mettre votre titre en "title" pour qu'il ne soit pas écrasé lors de la diffusion.

Vous utiliserez une double colone (comme pour ce mail) avec un paragraphe ou une image à gauche et votre texte principal à droite. Si ce n'est pas nécessaire vous votre contenu utilisera la largeur des deux colones.

SI vous souhaitez ajouter un bouton, ou surligner une phrase ou mettre en gras en couleur, ATTENTION il n'y a que DEUX couleurs par mails. Le noir et celle définie par l'en tête (les références hexadécimales sont ci-contre).

Les paragraphes seront séparés par une ligne pointillée.

Des boutons "s'inscrire" ou "répondre" existent dans chaque couleur. Ce sont des images auxquelles on attribue un lien.

Clore le mail avec en bas de page le filet de couleur correspondant au titre.

Tous les éléments sont disponibles sur le drive de l'AFSI dans le dossier communication & évènements.

Et tous les modèles devraient être faits d'ici mars.

Enfin, merci de ne pas faire apparaître de lien directement (comme http://www…) il faut le mettre dans un bouton ou en hyperlien dans le texte (en le colorant ensuite avec la couleur dédiée à la catégorie)

A vous de jouer !

storage?id=892798&type=picture&secret=vS0SysveWnu7sHe5pgrFFPkd5rKCTROfbNVjMpYQ&timestamp=1580984320storage?id=892800&type=picture&secret=9jXYI6DN5ep9UtFm4oZMzWsDRvNUif1UFJOwLqXC&timestamp=1580984343storage?id=892802&type=picture&secret=lFCuGHJON2skVwD3EbaP5BrPSw3659I9n8LQHHS9&timestamp=1580984364storage?id=892803&type=picture&secret=XeAMHJf9UiUlyKkvt38raOC5QaTZ1UqBcxjiwgko&timestamp=1580984384storage?id=892804&type=picture&secret=wX5PMiTKz07nSd6YoMVAQEQVNfMnvMn41SmGoQhZ&timestamp=1580984401storage?id=892807&type=picture&secret=0kUl3reqfDkUdeqC0jNeTqtEUMKNlaYzHAcNuj0E&timestamp=1580984426

La charte graphique

Merci de respecter scrupuleusement cette charte graphique. C'est notre image, mais c'est surtout un moyen de pouvoir communiquer plus souvent et d'être lu plus surement !

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