Coffres-forts numériques : la commission Environnement lance son enquête !

Vous l'avez probablement remarqué, de plus en plus de productions ont recours à des coffres-forts numériques pour transmettre leurs papiers aux intermittents qu'elles emploient. Le principe ? Au lieu de vous remettre une version papier de vos contrats, AEM, ou bulletins de paye, la production vous donne un lien vers un espace en ligne où vous pouvez consulter et télécharger ces documents. Certains sites proposent même la signature en ligne des contrats.

Ces nouveaux modes de diffusion des documents ne sont pas sans poser questions. D'abord, quid de la confidentialité de ces informations ? Comment puis-je être sûr de la sécurité de ces «coffres-forts»? Puis-je refuser à la production d'y avoir recours ? Et comment puis-je effacer mes données de mon espace en ligne ?

Par ailleurs, du point de vue environnemental : abandonner le papier, c'est une chose, mais si c'est pour avoir des documents stockés indéfiniment sur des serveurs basés à l'Étranger, alimentés à l'électricité d'une centrale à charbon, le bilan environnemental n'est pas évident ! Surtout si l'on a l'habitude d'imprimer systématiquement chez soi ces documents pour les conserver dans un classeur…

Alors nous, à la commission Environnement, nous avons voulu en savoir plus. Première étape : nous nous sommes entretenus avec Julien Dumont, de l'entreprise de «coffre-fort numérique» Xotis, et Gabriel Mamruth, de Starbiz (également membre fondateur de l’AAPCA, l’Association des Administrateurs de Production du Cinéma et de l’Audiovisuel). Des échanges très intéressants, dont nous vous faisons part, et que nous espérons pouvoir compléter par un retour d'autres sociétés !

A-Échange avec Julien Dumont de XOTIS - juillet 2020

1-Comment décririez-vous l'activité de Xotis ?

Xotis propose une solution de dématérialisation liée à notre solution de paie.

2-Combien de temps sont conservées mes données sur un coffre-fort Xotis, et avec quelles garanties de sécurité ?

Xotis conserve les données de paie dématérialisée pendant une durée de 50 ans afin de satisfaire à l’obligation de conservation de l’article D. 3243-8 du Code du Travail.

Notre plateforme https://www.demat-xotis.fr est sécurisée par un certificat SSL délivré par l’autorité THAWTE, n’utilise aucun cookie et les navigateurs ne conservent aucune donnée. Les URLS sont dynamiques et sont automatiquement renouvelées pour éviter les accès et téléchargement directs.

3-Sur mon espace Xotis, je ne parviens pas à supprimer les documents qui y sont stockés. Est-ce normal ?

Il n'est en effet pas possible d’effacer un document d’un coffre personnel. L’employeur, par contre, a la possibilité de le faire à la demande du salarié.

De même, qu’un salarié peut demander par simple demande écrite, de supprimer ses données et de demander le droit à l’oubli.

Pour information sur la gestion des documents : lorsqu’un employeur envoie ses documents via FTP crypté sur le serveur, le fichier est alors dispatché dans les coffres de salariés puis supprimé pour alléger l’espace disque.

Par ailleurs, les données N-1 sont automatiquement compressées pour permettre d’afficher les données de l’année en cours plus rapidement.

4-Suis-je contraint d'accepter la mise à disposition de mes documents sur un coffre-fort numérique, souhaitée par mon employeur ?

Lors du dépôt des documents sur les coffres, l’employeur doit informer le salarié qu’il a mis en place la dématérialisation. Sur ce document transmis par mail ou par courrier, le salarié peut alors faire un retour en refusant la dématérialisation.

5-Le stockage de documents sur des serveurs participe d'une «pollution numérique» qui est une source majeure de gaz à effet de serre. Quelle est la politique de Xotis en matière environnementale ?

Nous avons donc choisi de mettre en place des serveurs dans des datacenters situés à Soissons dans l’Aisne (02) répliqués à Lille.

Les deux sites sont des hébergements Green-IT pour lesquels il y a réellement une approche écologique de nos datacenters.

Techniquement, ces serveurs ont besoin de froid pour se maintenir à 20°C et rejettent du chaud.

Les matériaux de construction et les équipements des datacenters ont été choisi pour être moins gourmands en énergie ce qui réduit considérablement les rejets polluants (refroidissement par « freecooling », mise en place de corridors avec couloirs de froid).

Par ailleurs, la localisation des datacenters a l’avantage de profiter d’une température moyenne pas très élevée ; situation climatique idéale pour installer des datacenters et limiter l’utilisation de la climatisation.

Pour information, les 2 régions où sont installés les datacenters possèdent des parcs éoliens assez important.

B-Échange avec Gabriel Mamruth, de STARBIZ - septembre 2020

1-Quelles sont les règles suivies par Starbiz en matière de protection des données ?

Starbiz respecte bien entendu toutes les règles de la CNIL et du RGPD. Et vous pouvez en savoir plus à cette adresse : http://athanorfilms.eu/STARBIZ2/rgpd.html

En revanche, la signature électronique des documents est effectuée via YOUSIGN, qui est un prestataire indépendant de STARBIZ. Nous vous invitons à vous tourner vers eux pour en savoir plus. Nous avons choisi un prestataire français pour être certains que les données restaient en Europe et pour qu’ils soient en conformité avec les lois européennes.

2-Sur le site athanorfilms.eu, Starbiz se présente comme un outil "éco-responsable". Sur quels critères ?

Les serveurs sont bien en France, mais pas avec une énergie renouvelable malheureusement. Mais nous avons choisis les serveurs les moins consommateurs en énergie possible.

STARBIZ contribue à une action éco-responsable des productions par :

La dématérialisation complète de la transmission des informations

(note de l’Auteur : cette information est ambiguë, dans la mesure où la dématérialisation des documents peut générer une pollution supérieure à l’impression papier, selon les conditions dans lesquelles elle se fait !!)

En limitant au maximum les documents à imprimer ; en les imprimant de préférence en recto/ verso

En utilisant la Signature Électronique

En utilisant la nouvelle fonction de DPAE automatique

En envoyant les documents administratifs par voie dématérialisée

(même remarque)

Avec les conseils que nous prodiguons à nos clients :

«Est-il vraiment nécessaire d’imprimer toutes les pièces jointes des techniciens, des figurants ? Est-ce qu’un pdf dans un dossier partagé suffit ? Est-il nécessaire d’imprimer en papier toutes les DPAE alors que le CNC demande seulement les fichiers en pdf ?

Rappelez-vous : moins vous imprimez, plus légers et moins nombreux sont les classeurs à transporter et à stocker.

Pensez aussi, quand c’est possible, à l’utilisation de deux écrans qui évite des impressions.

La signature électronique, c’est des impressions en moins, du transport en moins, donc moins de CO2

(même remarque)

Parce que que l’écologie commence d’abord par soi-même : soyez attentif.ve à l’ergonomie de votre poste de travail. L’écran doit être de préférence à hauteur des yeux. Vous pouvez surélever votre portable avec une ou deux ramettes de papier, avoir un clavier externe et une souris pour améliorer votre posture.»

(nous ne voyons pas trop le rapport…)

3-L'entreprise Starbiz préconise-t-elle à ses utilisateurs une gestion particulière de leur espace, notamment pour renforcer la sécurité des données ?

Tout est fait pour garantir la sécurité des données. Celles-ci sont d’ailleurs totalement indisponibles via internet lorsque la production est terminée. Dans tous les cas, il est impossible d’entrer sur la base sans un lien d’invitation limité dans le temps.

Dans ces conditions, je pense qu’il est de la responsabilité et du choix de chacun, conformément à la loi (CNIL & RGPD) de voir si il faut conserver ou effacer sa fiche. Nous répondons bien entendu à toutes les demandes d’accès, de modifications et d’effacement.

Les fiches qui ne sont pas remises à jour sont systématiquement effacées au bout d’une durée maximale de deux ans.

L’avantage de conserver sa fiche est d’avoir ses données « prêtes » pour une autre production qui souhaite vous engager. Sinon, il faudra tout ressaisir à chaque fois.

Propos recueillis par la commission Environnement de l’AFSI - juillet et septembre 2020.